Você decidiu se tornar empreendedora. Aos poucos percebe que não dá pra anotar tudo num caderninho e que precisa organizar melhor a parte financeira da sua empresa. Mas você lembra que não tem noção nenhuma de finanças. O que fazer?
Não importa o porte de sua empresa, algumas ferramentas de administração são necessárias para que você saia de vez do amadorismo e consiga, finalmente, viver do seu trabalho! Algumas planilhas são fundamentais para o planejamento estratégico do seu negócio, conhecer pontos fortes e fracos, saber o que está dando certo e o que precisa ser melhorado.
Em entrevista à revista Exame, o professor de empreendedorismo do Ibmec Minas Gerais João Bonomo afirmou que existem vários modelos de planilhas, mas o ideal é que o empresário elabore as próprias, de acordo com sua realidade, para se organizar melhor. Já Tales Andreassi, coordenador do programa 10.000 mulheres da Escola de Administração de Empresas da Fundação Getúlio Vargas, apontou que na prática, a maioria das empresas não tem nenhum controle do que acontece com suas finanças, e a organização de planilhas diminui a exposição da empresa a riscos.
Fizemos uma releitura do artigo originalmente publicado na revisa Exame para você conhecer algumas planilhas que não podem faltar na sua organização. Confira!
1. Planilha de vendas
Monte uma planilha registrando data, número da venda, valor da venda, número de itens, forma de pagamento. Esse registro parece simples, mas fornece importantes informações sobre seu negócio, e te ajuda a perceber a sazonalidade, períodos de maior ou menor venda.
2. Controle de caixa
Faça um lançamento diário de entradas e saídas financeiras, registre os custos fixos como contas mensais a pagar (água, luz, telefone, internet etc.). O fluxo de caixa pode ser semanal, quinzenal ou mensal, de acordo com sua demanda.
3. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)
Aqui você percebe se sua empresa está dando lucro ou prejuízo. Nessa planilha deve constar o valor da receita bruta, os custos variáveis, a exemplo de impostos e custos fixos como gastos ocupacionais e administrativos. Normalmente são elaboradas todo ano para fins legais de divulgação, mas tambéms são feitas mensalmente para fins administrativos e, trimestralmente para fins fiscais. Essa planilha, inclusive, é normatizada pela Lei nº 6.404/1976, que discrimina os itens a ser considerados. São eles: Receita bruta das vendas e serviços; a receita líquida; as despesas com as vendas e despesas financeiras; o lucro ou prejuízo operacional e o resultado do exercício antes do Imposto de renda, bem como a provisão para tal imposto.
4. Controle de compras e estoque
Na fase inicial da empresa a quantidade de compras é bastante alta. Muito investimento em produtos, utensílios, ferramentas etc. Porém, é indispensável que haja um controle nessa área, para não acabar comprando mais do que precisa ou do que pode.
Para o controle do estoque a planilha deve conter indicadores como pedidos, pedidos cancelados, status de entrega, o número que consta em estoque e vendas. Assim, pode-se analisar o estoque médio perceber as chances de aumentar suas vendas.
5. Controle de pagamentos e recebimentos
De acordo com a reportagem da Exame, é com essa planilha que se pode avaliar o período em que a empresa tem maior "fôlego" e mais dinheiro no caixa. É também essencial para averiguar a situação dos negócios nos meses seguintes.
O objetivo da planilha é ter uma previsão de quanto dinheiro entrará no caixa, quanto se gastará com o pagamento das despesas, variáveis o fixas. Os recebimentos devem ser separados de acordo com a data da entrada, e aqui vai uma dica importante: os pagamentos feitos com cartão de crédito devem ser contabilizados apenas quando a empresa receber o dinheiro e não quando a compra for realizada!
Pronto? E agora, que tal parar e montar suas planilhas?
Até!
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